Ochrana osobních údajů

Vážíme si vašeho soukromí. Osobní údaje zpracováváme jen v nezbytném rozsahu, a to pro přípravu nabídky a vedení účetnictví. Nijak s nimi dále nepracujeme, nepoužíváme je k marketingu a neprodáváme je.

1. Kdo vaše údaje zpracovává

Správcem osobních údajů je společnost Andyou creative s.r.o., IČO 05148511, se sídlem Bohumínská 446/59, Slezská Ostrava, 710 00 Ostrava, zapsaná v obchodním rejstříku, spisová značka C 66403 vedená u Krajského soudu v Ostravě, provozovatel služby Listool.

S dotazy k ochraně osobních údajů se můžete obrátit na e-mail info@listool.cz nebo telefon +420 737 370 572.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Údaje z poptávkového formuláře: jméno a příjmení, e-mail, telefon, předpokládaný počet dokumentů, zvolený tarif a informace, zda chcete službu nejdříve otestovat.
• Údaje klientů: fakturační údaje (název firmy, IČO, adresa, kontaktní osoba, fakturační e-mail), přehled vystavených faktur a jejich zaplacení a jméno a e-mail uživatelů, kteří mají přístup do administrace.
• Záznamy o činnosti v administraci: e-mail uživatele, čas a popis provedené akce (například přihlášení, neúspěšný pokus o přihlášení, nahrání nebo smazání dokumentu, změna nastavení). Hesla ani obsah dokumentů se nezaznamenávají.
• Čtenáři publikací: o čtenářích žádné osobní údaje neuchováváme. Čtenost měříme anonymně, podrobnosti najdete na stránce Cookies a měření návštěvnosti.

3. Proč údaje zpracováváme

• Vytvoření nabídky a jednání o spolupráci. Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Poskytování služby klientům, tedy přístup do administrace a správa dokumentů. Právním základem je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Zabezpečení služby a dohledání chyb, tedy evidence přihlášení a změn v administraci, abychom mohli odhalit zneužití účtu a zpětně zjistit, co se v systému stalo. Právním základem je oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a povinnost zajistit bezpečnost zpracování (čl. 32 GDPR).
• Vedení účetnictví a plnění daňových povinností. Právním základem je plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Jiné účely nemáme. Údaje nepoužíváme k zasílání obchodních sdělení, neprofilujeme je, neprodáváme a nepředáváme dalším subjektům k jejich vlastním účelům.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

• Poptávky, ze kterých spolupráce nevznikne: nejdéle 12 měsíců od posledního kontaktu.
• Údaje klientů a uživatelů administrace: po dobu trvání spolupráce.
• Záznamy o činnosti v administraci: 12 měsíců, poté se automaticky mažou. Vidí je jen provozovatel.
• Účetní a daňové doklady: po dobu, kterou stanoví právní předpisy (zákon o účetnictví a daňový řád), zpravidla 10 let.

5. Kdo k údajům má přístup

K údajům má přístup pouze provozovatel služby. Pro technický provoz a účetnictví využíváme tyto zpracovatele, kteří údaje zpracovávají jen podle našich pokynů:

• Vercel Inc., hosting webu a aplikace,
• Supabase Inc., databáze a úložiště souborů (servery v Evropské unii, Frankfurt),
• Resend, odesílání e-mailů (poptávky, přístupy do administrace, upozornění),
• Cloudflare Inc., šifrované zálohy dat a dokumentů (úložiště R2 v Evropské unii),
• externí účetní, vedení účetnictví.

Někteří poskytovatelé sídlí v USA. Předání údajů je v takovém případě zajištěno standardními smluvními doložkami Evropské komise nebo certifikací v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework.

6. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo:

• požadovat přístup ke svým údajům a jejich kopii,
• požadovat opravu nepřesných údajů,
• požadovat výmaz údajů, pokud již nejsou potřeba nebo je zpracováváme neoprávněně,
• požadovat omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů,
• vznést námitku proti zpracování.

Žádost stačí poslat na info@listool.cz, vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Pokud se domníváte, že údaje zpracováváme v rozporu s předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

7. Zabezpečení a zálohy

Web i aplikace komunikují výhradně přes šifrované spojení HTTPS. Přístup k údajům mají jen oprávněné osoby a data jsou uložena u prověřených poskytovatelů s odpovídajícím zabezpečením. Data i nahrané dokumenty pravidelně zálohujeme mimo hlavní úložiště. Přihlášení a změny v administraci evidujeme kvůli bezpečnosti účtů po dobu 12 měsíců.

8. Dokumenty klientů

Pokud nahrané dokumenty obsahují osobní údaje, je jejich správcem klient a my je zpracováváme jen jako zpracovatel, výhradně za účelem poskytování služby. Podmínky tohoto zpracování upravují obchodní podmínky (článek o zpracování osobních údajů).

9. Změny těchto zásad

Zásady můžeme v budoucnu upravit, například při změně poskytovatelů. Aktuální znění najdete vždy na této stránce.